Verjaring van een factuur stuiten: stappenplan voor ondernemers

Een openstaande factuur blijft niet onbeperkt afdwingbaar. Dit stappenplan gaat over gewone contractuele betalingsvorderingen tussen ondernemingen waarop Nederlands recht van toepassing is. Voor consumenten, bijzondere vorderingen of een contract met een andere rechtskeuze kunnen andere regels gelden.

Begin bij de opeisbaarheidsdatum

Voor een rechtsvordering tot nakoming van een contractuele verplichting geldt in beginsel een termijn van vijf jaar. Die termijn begint volgens artikel 3:307 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek op de dag na de dag waarop de vordering opeisbaar werd. De factuurdatum is dus niet automatisch de startdatum. Kijk naar de afspraak over betaling, de overeenkomst en de feiten die bepalen wanneer de prestatie betaald moest worden.

Leg per factuur vast welk bedrag openstaat, welke contractuele afspraak geldt, wanneer de vordering volgens jou opeisbaar werd en hoe je die datum hebt bepaald. Zet de berekende einddatum in je debiteurenadministratie en plan ruim daarvoor een controle. Bij een onduidelijke datum of een bijzondere afspraak kan een andere termijn gelden.

Gebruik een duidelijke schriftelijke mededeling

Artikel 3:317 lid 1 BW noemt een schriftelijke aanmaning of een schriftelijke mededeling waarin de schuldeiser ondubbelzinnig zijn recht op nakoming voorbehoudt. Een kort betalingsverzoek maakt dat voorbehoud niet vanzelfsprekend duidelijk. Benoem daarom precies om welke factuur en betalingsverplichting het gaat en schrijf expliciet dat je je recht op betaling voorbehoudt.

Een voorbeeld om aan te passen aan je eigen dossier:

Voor factuur [nummer] van [datum], met een openstaand bedrag van [bedrag] en een vervaldatum van [datum], behouden wij ondubbelzinnig ons recht op betaling voor. Wij verzoeken je het openstaande bedrag uiterlijk [datum] te voldoen.

Dit voorbeeld is geen garantie dat een mededeling in elk dossier aan de wettelijke eisen voldoet. Zorg dat de mededeling de schuldenaar vóór het einde van de termijn bereikt. Volgens artikel 3:37 lid 3 BW werkt een tot iemand gerichte verklaring in beginsel wanneer die persoon haar heeft bereikt. Bewaar daarom de definitieve tekst, het gebruikte adres, verzendgegevens en bewijs van ontvangst of een reactie. Zo kun je later reconstrueren wat je wanneer aan wie hebt meegedeeld.

Bereken wat een geldige stuiting doet

Na een stuiting begint volgens artikel 3:319 BW een nieuwe verjaringstermijn op de dag na de stuiting. Die nieuwe termijn is gelijk aan de oorspronkelijke termijn, maar duurt in de in dat artikel bedoelde gevallen niet langer dan vijf jaar. Voor een gewone contractuele betalingsvordering is dat doorgaans opnieuw een termijn van vijf jaar. Noteer de nieuwe start- en controledatum afzonderlijk; ga er niet van uit dat een open e-mailwisseling de termijn stuit.

Een erkenning door de schuldenaar kan de verjaring ook stuiten volgens artikel 3:318 BW. Leg een concrete erkenning of betalingsafspraak vast. Stilte of een algemeen gesprek over de factuur is op zichzelf geen bewijs dat de vordering is erkend.

Korte dossiercheck

• Gaat het om een contractuele betalingsvordering waarop Nederlands recht van toepassing is?
• Is de opeisbaarheidsdatum onderbouwd en is de termijn ruim vóór afloop gecontroleerd?
• Identificeert je schriftelijke mededeling de factuur en behoudt zij ondubbelzinnig het recht op betaling voor?
• Zijn inhoud, verzenddatum, geadresseerde en eventuele reactie bewaard?
• Staat een nieuwe einddatum alleen geregistreerd als de stuitingshandeling geldig was?

Voor rente en het moment waarop een B2B-factuur te laat is, lees je ook wettelijke handelsrente berekenen.